banner-mac.png

"Ako mi jednostránkový web
vygeneroval obrat 412.847 Eur...

… a ako môžete aj VY tento postup
ETICKY OKOPÍROVAŤ do svojho podnikania"

 

Ako vykonávať úlohy pomocou checklistu načas a na 100 %

Zabudol som na to. Mám toho veľa, nestíham. Ako mi toto mohlo uniknúť? Do kelu, ako sa mi to mohlo stať, že som na tú schôdzku zabudol?

Našli ste sa? Poznáte to? Mne sa to teda rozhodne už párkrát stalo a to som zodpovedná a dôsledná. Pre mňa je veľmi dôležité urobiť všetky moje pracovné úlohy načas a na 100%. V minulosti to však občas nevyšlo.

Pýtate sa prečo?

V tomto článku sa dozviete ako všetko stihnúť a na nič nezabudnúť .

AJ VY MÁTE STRESY Z MNOŽSTVA PRÁCE A NESTÍHATE? STÁLE NA NIEČO ZABUDNETE?

V súčasnej dobe sa na nás kladú stále vyššie nároky, máme toho stále viac a viac. Odpovedáme na maily, riešime telefóny, medzitým vykonávame svoje bežné pracovné úlohy, do toho sa nám pripletie urgentná, súrna úloha, treba pomôcť kolegovi, horia termíny….

V minulosti som si zvykla písať svoje úlohy, hlavne tie, ktorá som bežne nerobila, na papieriky. Tie som si pekne dala pred seba, alebo vedľa seba. Keď nejaká úloha potrebovala dlhšie riešenie, alebo bola závislá na niekom inom a ten mi momentálne nemohol pomôcť, odložila som papierik bokom, poprípade som si napísala poznámku na lepku.

A tie papieriky časom pribúdali. A občas sa teda stalo, že sa papierik zatúlal, alebo zamotal medzi iné doklady.

Poznáte ten pocit?

Toľko ste sa namakali na danom projekte a jedna malá chybička a nie je to na 100%. Alebo ste zabudli na nejaké detaily. Poviete si, tak toto sa mi už nemôže na budúce stať. Budem dôslednejší, budem danej úlohe venovať viac času, dôkladnejšie ju skontrolujem. Mrzí vás to a hneváte sa sami na seba.

Dnes sa mi to však už nestáva. Pýtate sa ako je to možné? Čo sa zmenilo, že je tomu tak?

U nás vo firme Rakeťáci, s.r.opoužívame totiž software teamwork.comkde si píšeme všetky úlohy doodškrtávacích zoznamov, takzvaných checklistov.

Určite ste sa už niekdy stretli s odškrtávacím zoznamom. Ľudia ich najčastejšie využívajú, alebo robia,keď si plánujú dovolenku, aby na nič nezabudli, načas sa zbalili a mali všetko potrebné v zahraničí, na výlete, na dovolenke.

Aj vy si môžte podobne vo svojej práci vytvoriť takéto odškrtávacie zoznamy, aby ste na nič nezabudli, aby ste nemuseli stále rozmýšľať pri plnení svojich úloh a klásť si otázku: Čo je ešte potrebné urobiť pri danej úlohe?

ČO JE TO CHECKLIST?

Ckecklist je odškrtávací zoznam. Je to zoznam úloh, bodov, ktoré vykonávam pri plnení svojich úloh.

V zozname si každú jednu úlohu rozpíšem do viacerých bodov, aby som na nič nezabudla, ani na jeden maličký detail. Tieto body si zoradím podľa postupnosti, podľa toho, ako je potrebné jednotlivé kroky vykonávať, aby som dokončila danú úlohu.

Odškrtávací zoznam, teda checklist pozostáva z niekoľkých malých úloh. Môže ich byť viac alebo menej, závisí na tom, aká náročná je daná úloha.

3 JEDNODUCHÉ KROKY AKO SI UROBIŤ CHECKLIST

Ako na to?

Keď pracujete na nejakej úlohe, zapíšte si všetky kroky, ktoré robíte pod seba. Výsledkom bude zoznam úloh, ktoré vykonávate.

Vedľa každého kroku na ľavej strane nechajte políčko, ktoré odškrtnete, keď vašu úlohu dokončite.

Keď budete danú úlohu robiť druhý krát, porovnajte si kroky, ktoré pri nej robíte s tým, čo už máte zapísané. Keď nejaké kroky chýbajú, doplňte ich do vášho cheklistu. Ak zistíte, že nejaké kroky sú tamzbytočné, vymažte ich.

Po jednom, dvoch opakovaní danej úlohy, bez toho, že by ste upravovali váš checklist, máte checklist hotový.

Príklad takéhoto odškrtávajúceho zoznamu vidíte nižššie.

Odškrtávací_zoznam

Takýto odškrtávací zoznam Erik používa, keď natáča video.

Ako vidíte tých krokov je naozaj dosť a teraz sa už Erik nemusí obávať, že na niečo zabudne. Nemusí stále zamestnávať svoju myseľ a rozmýšľať, čo ešte musí urobiť, aby to video natočil dobre a na prvý krát, neunikne mu žiadna maličkosť, napríklad ani taký detail ako je nezapnutý rozporok. :-)

Je to jedna úloha, ktorá sa skladá z viacerých krokov. Jednotlivé úlohy sú zoradené podľa toho, ako sa majú vykonať. Ak urobím prvú úlohu, odškrtnem ju a tá mi zmizne a môžem prejsť na ďalšiu. Po odškrtaní všetkých políčok je úloha na 100% urobená. Super pocit.

Takto to vyzerá v našom programe. Ak nemáte software, nevadí, môžte si takýto checklist napísať na papier, do wordu. Vytlačte si ho a odškrtávajte fiksou každý jeden krok. V písanej forme by to mohlo vyzerať napríklad takto:

Ak urobíte prvý bod, červenou fiksou si ho odškrtnete a môžte prejsť na ďalší. Jednoduché, že?

už sa nemusíte rozpamätávať a rozmýšľať, čo je ešte potrebné urobiť. Danú úlohu urobíte rýchlejšie a budete mať dobrý pocit. Po jej skončení môžte s čistou hlavou prejsť na riešenie novej úlohy. Nebudú vám vaše myšlienky zabiehať, či ste na niečo nezabudli.

Pri zaškoľovaní nových ľudí je zoznam úloh perfektná vec. Zaškoľovanie vám zaberie oveľa menej času, všetko je spísané. Nový človek je zaučený oveľa rýchlejšie a lepšie. Nemusíte mu to viackrát opakovať, všetko, čo potrebuje vedieť, má napísané. Stačí už len začať robiť a odškrtávať.

Svoju dovolenku si budete môcť konečne užiť. Budete vedieť, že vaši kolegovavia, spolupracovníci urobia vaše úlohy na 100% a nezabudnú na žiadnu maličkosť. Stačí dôkladne rozkúskovať váš odškrtávací zoznam, do úplných detailov.

PREČO VLASTNE ROBIŤ CHECKLIST?

  • Ak robíte nejakú úlohu opakovane, nemusíte sa stále rozpamätávať, čo všetko musíte urobiť pri danej úlohe, ľahko, zreteľne máte všetko napísané, neunikne vám už žiaden detail
  • Úlohu urobíte bez stresu, rýchlejšie a efektívnejšie
  • Pri zaškoľovaní nových ľudí, nový pracovník sa rýchlejšie a dôkladnejšie zaučí
  • Ste zastupiteľný – v prípade choroby, dovolenky, spolupracovníci vás zastúpia a vaše úlohy vykonajú dôsledne a bez toho, aby sa na niečo zabudlo

Aby sme sa vyhli chybám, čiastočne urobenej práce, alebo aby nám neuniklo niečo dôležité, urobte si odškrtávacie zoznamy so svojimi pracovnými úlohami. Vytvorte si checklist, kde si spíšete všetky úlohy, ktoré vás čakajú v priebehu dňa, týždňa, mesiaca. Začnite používať checklisty.

AKÉ ÚLOHY DÁVAME DO CHECKLISTOV

  • Ranné rutiny: úlohy, ktoré vykonávate každé ráno, napríklad: roztriedenie si úloh, stanovenie si priorít, ktoré úlohy začnem vykonávať, ktoré môžu počkať…
  • Denné rutiny: úlohy, ktoré vykonávam každý deň a pravidelne sa opakujú
  • Časté úlohy: úlohy, ktoré vykonávam raz za mesiac, niekoľkokrát za mesiac
  • Príležitostné úlohy: raz za čas, ktoré sa neopakujú

 

AKÉ SÚ TEDA HLAVNÉ BENEFITY CHECKLISTOV?

  • Načas vykonané úlohy
  • Úlohy sú dokončené na 100%, na žiadny detail sa nezabudne
  • Ste zastupiteľný: ak odídete na dovolenku, náhle ochoriete, váš kolega vás zastúpi – bude vedieť presne čo má robiť a na nič dôležité sa nezabudne
  • Efektívne využívate svoj pracovný čas

Ak robíte úlohy opakovane a chcete, aby ste ich urobili na 100%, používajte kontrolné listy, takzvané checklisty. Checklisty vám pomôžu zakaždým robiť vaše úlohy správne, efektívne a načas.

Musím sa Vám priznať, že ja som si odškrtávacie zoznamy zamilovala. Som z nicho doslova nadšená. Na každú úlohu mám vypracované checklisty.

Urobte si aj vy vlastné checklisty a už nikdy vás neobleje studený pot, že ste niečo nestihli alebo na niečo zabudli.

Porozmýšľajte, čo vám naposledy nevyšlo alebo na čo ste zabudli a urobte si svoj prvý checklist. O čom bude, napíšte dole do komentára.

Verím, že si checklisty zamilujete a vaša práca bude efektívna a už vás nič neprekvapí. :-)

AUTOR ČLÁNKU: JANA SEMANCOVÁ

Ak sa vám článok páčil, zdieľajte ho so svojimi priateľmi:

ZAPOJ SA DO DISKUSIE A PRIDAJ KOMENTÁR:

ERIK HOFFMANN

Erik sa venuje internetovému marketingu už viac ako 10 rokov. Presadzuje moderné webové stratégie založené na psychológii predaja a na výkonnostnom marketingu.

» Erikov príbeh v skratke «

Povedali o Erikovi

"Erik mi poradil 2 jednoduché vylepšenia na našom webe Affilbox.cz, ktore nám priniesli 3x viac registrovaných ľudí do skúšobnej verzie programu.

Vo výsledku to znamenalo, že 2 hodiny práce, ktoré sme investovali do vytvorenia tých 2 vylepšení na webu nám priniesli minulý rok navýšenie ziskov o 300.000 Kč (bez toho, aby sme zvyšovali návštevnosť webu)."

Mário Roženský autor Affilbox.cz a Supportbox.cz

Najnovšie články

"Ako mi jednostránkový web
vygeneroval obrat 412.847 Eur...

… a ako môžete aj VY tento postup
ETICKY OKOPÍROVAŤ

do svojho podnikania"
sidebanner-mac.png
banner-mac.png

"Ako mi jednostránkový web
vygeneroval obrat 412.847 Eur...

… a ako môžete aj VY tento postup
ETICKY OKOPÍROVAŤ do svojho podnikania"

 

Prevádzkovateľ webu Rakeťáci, s.r.o., Hraničná 2, 040 17 Košice, Slovensko, obchodná spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I, v oddieli Sro, vo vložke číslo 16402/V ako prevádzkovateľ na účely ochrany osobných údajov spracováva na tejto webovej stránke cookies nevyhnutné pre technické fungovanie webových stránok ako aj pre analytické účely a v prípade vášho súhlasu tiež aj pre retargeting (cielená reklama).